4. Actualizando sus operaciones

Su cuenta de administrador ha ajustado iCloudFIS a sus necesidades pre-cargando los usuarios, inspecciones, listas de verificación, y horarios que usted definió en la hoja de cálculo «Guía de Inicio». Puede usar el Portal de Administración de Clientes para actualizar esta información por su cuenta en  admin.CloudFIS.net.

A. Creación de Nuevos Usuarios

En el Portal de Administración de Clientes, haga clic en Usuarios en la barra de navegación superior.

Verá columnas para Grupos, Usuarios, y Roles con botones para agregar nuevos.

Haga clic en Añadir Usuario e introduzca los detalles del empleado.

Seleccione Usuario Administrador si desea conceder a dicho usuario acceso para realizar cambios en su organización, añadir o eliminar otros usuarios, y visualizar la información de toda la empresa. Marce esta caja solo para empelados con la autorización para hacerlo.

El trabajo supervisado de los usuarios deben ser revisados y aprobados por un Administrador.

Orden Rápida permite al usuario asignar y resolver Órdenes de Trabajo sin la autorización del administrador. Esto es adecuado para un empleado con autoridad o autonomía sobre las instalaciones.

Cuando haga clic en Guardar, el usuario recibirá credenciales de acceso al correo electrónico que usted proporcionó.

Seleccione el Grupo en la columna de la izquierda a la que asignará el Usuario.

Haga clic en el círculo del perfil del usuario o la imagen del marcador de posición (placeholder) en la columna central.

Haga clic en asignar en la parte inferior de la página.

Asigne el usuario a un rol de la misma manera — seleccione el  nombre del usuario en la columna central, después haga clic en el círculo próximo al rol en la columna de la derecha, y haga clic en asignar en la parte inferior de la página.

Después de que un usuario sea asignado a un grupo y a un rol, se les puede asignar una tarea.

Haga clic en inspecciones en la navegación superior.

Pase el cursor sobre una inspección para revelar un enlace Ver Asignaciones. Haciendo clic despliega tareas. Hover over an Inspection to reveal a View Assignments link. Clicking this displays Tasks.

Haga clic en las opciones del sitio, edificio, y planta en la parte superior de la página para especificar donde se llevarán a cabo las tareas de este usuario.

Haga clic en el punto de inspección deseado para desplegar un círculo de selección.

Compruebe el circulo y elija asignar junto al nombre del usuario a la derecha.

También puede des-asignar usuarios aquí.

B. Creación de Áreas de Inspección

Haga clic en ubicación en la navegación superior para mostrar las columnas de sitios, edificios, y plantas; haga clic en esas opciones para definir donde estará ubicado su nueva área de inspección.

Coloce el cursor sobre su piso seleccionado para ver un enlace Ver Áreas de Inspección. Haga clic para mostrar un plano de planta con áreas de inspección existentes.

La librería ADI a su derecha contiene plantillas de áreas de inspección con listas de verificación pre-configuradas.

Arrastre y suelte una plantilla en su plano de planta para desplegar una nueva área de inspección.

Otorgue a la nueva ADI un nombre único e identificable y añada opciones de descripción o un código de barras correspondiente si procede.

Si su librería ADI no contiene ya una plantilla de área de inspección que se ajuste a sus necesidades, cree una haciendo clic en Añadir Tipo de ADI a la Librería.

Dele un nombre único y seleccione el color de su marcador en su plano de planta.

Seleccione las listas de verificación para esta área de inspección. Puede elegir hasta siete, pero necesita al menos uno.

Si el área de inspección necesita una nueva lista de verificación, necesita crear dicha lista de verificación antes de hacer el área de inspección.

Cuando su nueva área de inspección este creada, arrástrelo desde la librería ADI al plano de planta para desplegar.

C. Modificar Listas de Verificación

Haga clic en las listas de verificación en la navegación superior para mostrar tres columnas – Listas de verificaciónArtículosInspeccionar, y lista de estado.

Puede asignar Artículos a Inspeccionar a listas de verificación haciendo clic en una lista de verificación en la columna de la izquierda, para luego elegir uno de los Artículos a Inspeccionar en el centro, y la lista de estado apropiada a la derecha.

Haga clic en Asignar en la parte inferior de la página para conectarlos.

Para crear una nueva lista de verificación, haga clic en Añadir Lista de Verificación en la parte inferior de la columna Listas de Verificación.

Dele un nombre único e identificable y seleccione el rol que le será asignado.

Haga clic en su nueva lista de verificación, en la columna de la izquierda y haga clic en Crear Artículo a la derecha para añadir artículos para inspeccionar.

En la caja que aparezca, dele al artículo un nombre único e información de apoyo.

Puede añadir una foto o documentos adjuntos, como imágenes de referencia, instrucciones, o información de garantía que podría ser útil para inspectores.

Tras crear el nuevo artículo. Asigne una lista de estado existente o cree una nueva en la columna de la derecha.

Estas son las opciones de estado que le dará su inspector al realizar una inspección, como aprobado, fallido, o necesita atención.

Si su inspección necesita una lista de estado personalizada, créelo con el botón de Añadir Lista de Estado.

En el lado derecho puede añadir sus botones de estado predeterminados, o crear uno nuevo haciendo clic en Añadir Tipo de Estado, nombrarlo, ascociarlo con un estado existente como aprobado o fallido, y asignarlo a un icono personalizado.

Esto podría ser de ayuda si el aprobado / fallido estándar no se aplica, y necesita algo como si / no, abierto / cerrado, o encendido / apagado.

En el lado izquierdo de la ventana Agregar lista de estado puede elegir Intervalo para configurar estados para artículos que requieren medidas para permanecer dentro de ciertos límites. Por ejemplo, el rango de temperatura operativo de los equipos, o el uso de agua podría ser establecido aquí.

Puede actualizar Listas de Verificación y Artículos a Inspeccionar existentes haciendo clic en el icono del círculo a la izquierda de su nombre, y eligiendo Editar en la parte inferior de la pantalla.

De esta manera también puede eliminar artículos, o duplicar listas de verificación para crear una instancia similar para la personalización.

Sus listas de estado predeterminadas no pueden eliminarse o modificarse, pero cualquier lista de estado de intervalo o personalizado si puede.

D. Programar Inspecciones

Haga clic en el botón Inspecciones en la navegación superior para mostrar las pestañas de No Iniciado, En Progreso, Terminado, y Todas las Inspecciones.

Para añadir una nueva inspección, haga clic en Añadir Inspecciones la parte inferior de la página.

Asigne a su Inspección un nombre, una descripción y una hora de inicio y de finalización.

En Periodicidad de Inspección, designe la frecuencia del ciclo de esta inspección — por ejemplo, ¿desea que estas tareas sean realizadas diariamente, semanalmente, mensualmente, o solo una vez?

Marque la casilla junto a Reiniciar todos los estados al comienzo de cada ciclo de inspección si desea que este punto de inspección se reinicie al comienzo de cada ciclo — independientemente de su estado.

Por otra parte, los puntos de inspección que tienen un estado de Fallido o Necesita Atención mantendrán su estado incluso después de que comience un nuevo ciclo de inspección y un inspector deberá actualizar manualmente el estado para confirmar que el problema ha sido resuelto.

Seleccione una Etiqueta de Inspección a la derecha o haga clic en Crear Etiqueta si quisiera agrupar sus inspecciones en categorías.

Captura del código de barras es obligatorio para inspeccionar cada Área de Inspección es útil para inspecciones que requieren máxima responsabilidad; por ejemplo, un equipo de seguridad o contra incendios exigido legalmente. Usted puede adjuntar una etiqueta de código de barras a dicho equipo el cual un inspector escaneará para verificar que estaba físicamente ahí en una fecha y tiempo específicos. Cuando marca esa casilla, lo hace de manera que la inspección no puede ser completada hasta que el inspector escanee el código de barras.

Tras crear su nueva inspección, navegue al sitio, edificio, y planta donde desea que se realice dicha inspección usando el selector desplegable en la parte superior de la página.

Haga clic y después seleccione un Área de Inspección donde tendrá lugar, entonces haga clic en Asignar junto al usuario que desea llevar a cabo desde el lado izquierdo de su pantalla.

Puede asignar este evento de inspección a múltiples Áreas de Inspección, usuarios, edificios, y plantas, pero asegúrese de hacer clic en Guardar antes de navegar a otra planta.

Haga clic en Guardar y Finalizar para completar la creación de la inspección y cada usuario asignado recibirá una notificación de que tienen nuevas tareas que realizar.

Puede editar inspecciones existentes desde la página principal de inspecciones. Tan solo marce la casilla dentro del icono del círculo de inspección, luego haga clic en editar en la parte inferior de la página.

También puede eliminar inspecciones, o duplicar una inspección como punto de partida para una nueva personalización.