1. Guía de Inicio

Antes de que comencemos con iCloudFIS, su cuenta de administrador necesita algo de información con el fin de completar su proceso de configuración del cliente. Así es como adaptamos nuestra plataforma a sus necesidades y nos aseguramos que está listo para ir desde el día uno.

Para ello, necesitaremos que conteste el QuiénQue, Donde y Cuando de sus operaciones en nuestra hoja de cálculo de la configuración del cliente de iCloudFIS, el cual su cuenta de administrador puede proporcionar.

Necesitaremos también planos de planta en formato PDF, PNG ó JPG.

La hoja de cálculo tiene pestañas numeradas en la parte inferior de la pantalla para cada sección. Su cuenta de administrador se hará cargo de 0.Cliente.

 

QUIEN: Usuarios, Grupos, y Roles

La primera cosa que necesitamos entender es el Quien de sus operaciones. Esto hace referencia a los usuarios, sus grupos y sus roles.

 

01. Grupos y Roles

Los Grupos son como equipos de empleados con responsabilidades similares. Por ejemplo, usted podría hacer grupos para cajeros, gerentes de tienda o su equipo de mantenimiento.

Los Roles son una forma de organizar las tareas que se realizarán. Esto determina que lista de verificación ven sus empleados cuando realizan una inspección.

Por ejemplo, podría crear roles para inspecciones generales, eléctricas y de limpieza. Cuando usted cree listas de verificación, los colocará bajo esas áreas de responsabilidad.

 

02. Usuarios

Estas serán las personas que usarán iCloudFIS, y aquí es donde usted define los aspectos de la plataforma a la que tienen acceso.

Rellene su información – nombre, nick, email, información de contacto, y el idioma preferido que verán cuando inicien sesión en iCloudFIS.

Debajo de Tipo de Usuario usted decide si podrán acceder solo a nuestra aplicación seleccionando Inspector, o tanto la aplicación como el panel de administración de clientes basado en la web seleccionando Administrador; esto debería ser solo para usuarios que tienen la autorización de acceder y modificar datos.

El modo OT – o modo Órdenes de Trabajo desplegable es la forma en la que usted le da a sus inspectores más o menos autonomía.

Supervisado significa que un usuario puede crear órdenes de trabajo, pero no asignarlos a otros. En este caso, un administrador o supervisor  necesitará entrar para delegar estas órdenes de trabajo.

Modo rápido es para usuarios que tienen la autoridad tanto para crear como para asignar tareas sin una autorización externa.

Si desea proveer a sus usuarios de una imagen de perfil, puede listar el nombre del archivo debajo de la columna Avatar y compartir el archivo con nosotros cuando haya enviado la hoja de cálculo final.

03. Asignaciones de usuarios

Aquí es donde conectas los Usuarios que has creado con los Grupos y Roles que creaste anteriormente. Si un usuario está en varios grupos o roles, puede usted crear una línea de pedido adicional para cada uno.

 

QUE: Listas de verificación para inspecciones

Revisemos ahora el que de sus operaciones – como en, lo que harán sus empleados de acuerdo con sus listas de verificación, y que activos inspeccionarán.

 

04. Listas de verificación

Aquí es donde lista las áreas de sus instalaciones a inspeccionar. Por ejemplo, esto podría ser un área física como un aseo o un estacionamiento, o podría ser algo mas genérico como iluminación o cámaras de seguridad.

Ahora usted identificará que Rol de usuario será asignado a esa tarea. Aquí es donde conectas un rol como el de conserje a los aseos o el de Electricista a iluminación.

 

05. Artículos

Lista los artículos que aparecen en sus listas de verificación de inspección. Aquí es donde usted podrá listar baños, sumideros, y plantas, y conectar estos a una lista de verificación de Aseos.

También elegirá una lista de estado para esos artículos. Estas son opciones que elegirá un inspector basado en la condición del artículo cuando complete inspecciones. Por defecto incluye éxito, fallido, necesita atención, no aplica, y no inspeccionado, pero su cuenta de administrador puede ofrecer selecciones personalizadas si lo desea.

 

06. Archivos de artículos

Usted tiene la opción de ofrecer materiales de referencia. Esto podría incluir información de garantía, hojas de especificaciones, manual de instrucciones, o cualquier otra imagen o PDF que podría ayudar a su inspector a comprender mejor el artículo.

 

DONDE Parte 1: Sitios, Edificios, y Plantas

Vayamos ahora al donde. Así es como definimos donde se realizarán sus tareas, del sitio, al sitio, a la planta.

 

07. Sitios

Los Sitios son las regiones de sus instalaciones, y un sitio puede contener varios edificios. Esto puede ser por estado o territorio, como medio oeste noreste.

 

08. Edificios

Asigne un nombre a cada edificio, el cual pueude ser su numero de almacenamiento, una zona horaria, y el sitio donde están incluidos.

 

09. Plantas

Nombre las plantas dentro de cada edificio. Bajo Código puede proveer el número del edificio lo cual nos permite ordenar sus plantas secuencialmente.

Proporciónenos con planos de planta para cada edificio en formato de archivo PDF, PNG, ó JPG e incluya el nombre de archivo correspondiente debajo de la columna plano de planta. Esto es crucial para cargar sus datos en nuestra plataforma.

 

DONDE Parte 2: Áreas de inspección

Necesitamos definir donde le gustaría colocar sus Áreas de Inspección ó ADIs.

 

10. Tipos de ADI

Estas son áreas que serán asignados la misma lista de verificación. Por ejemplo, si usted tiene muchos edificios en sus instalaciones, puede crear un tipo de área de inspección «Oficina» y asignar la misma lista de verificación a todos ellos.

Asigne el color para el marcador de esta área de inspección en su plano de planta.

 

11. Tipos de listas de verificación ADI

Asigne las listas de verificación que ha creado anteriormente a las Áreas de Inspección que acaba de crear. Puede añadir más de una lista de verifiaciión a una ADI creando otra ocurrencia en una línea nueva.

 

12. ADIs

Su cuenta de administrador se encargará de esto.

 

CUANDO: Horarios de Inspección

Defina cuando se realizarán sus inspecciones.

 

13. Inspecciones

Nombre sus inspecciones; por ejemplo, «Limpieza Diaria» o «Limpieza mensual» o algo mas genérico como «Eléctrico».

Seleccione las fechas y horas de comienzo y fin y la zona horaria donde ocurren.

Seleccione una Periodicidad del menú desplegable. Esta es la frecuencia con la que se pedirá a los inspectores realizar estas inspecciones. Las opciones incluyen una vez por hora, día, semana y mes, o puede elegir «personalizado» e introducir un valor en la columna Minutos.

Restablecer todo el estado cuando se establece en «Si» restablece el estado de su área de inspección a «no probado» al comienzo de cada nuevo ciclo de inspección. «No» retendrá un estado fallido hasta que sea actualizado manualmente.

 

Cuando haya terminado, guarde la hoja de cálculo y envíelo por correo a su cuenta de administrador, junto con sus archivos de planos de planta y cualquier otro documento de apoyo, para así configurar iCloudFIS a sus necesidades.